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Pouvoir payer une facture sans l’avoir entre les mains

Les documents budgétaires
29 janvier 2018
Veille juridique

L’extension, au 1er janvier 2015, du Protocole d’Echange Standard Version 2 (PES V2) à toutes les collectivités et à tous les groupements de collectivités, a accéléré le processus de dématérialisation des pièces comptables et des pièces de paiement. Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, les collectivités et leurs établissements de coopération reçoivent des factures électroniques par le biais de la plateforme « CHORUS PORTAIL PRO » ; d’autre part, s’agissant de la facturation « intra sphère publique », autrement dit entre collectivités, la facturation doit obligatoirement être électronique par le biais de « CHORUS PORTAIL PRO ». Les avis des sommes à payer (ASAP) à destination des débiteurs publics doivent obligatoirement être déposés sur « CHORUS PORTAIL PRO ».

Le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique institue, conformément à la loi du 2 janvier 2014, une méthode progressive de développement de la facturation électronique : à compter du 1er janvier 2017, seules les grandes entreprises et les personnes publiques ont eu l’obligation de transmettre aux collectivités et à leurs établissements de coopération des factures électroniques ; à compter du 1er janvier 2018, cette obligation s’applique aux entreprises de taille intermédiaire ; à compter du 1er janvier 2019, aux petites et moyennes entreprises ; et enfin, à compter du 1er janvier 2020, aux microentreprises.

La mise en place de l’application « Chorus Portail Pro »  va donc bouleverser la chaîne financière telle qu’elle existe actuellement. Les fournisseurs et prestataire pourront bientôt déposer leurs factures par le biais de l’application et ainsi suivre avec précision le traitement de leurs factures. En termes d’organisation et procédures, les entités publiques locales vont devoir réfléchir à la gestion électronique des factures et des autres pièces justificatives. En effet, conformément au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, la facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, et à l’appui d’un mandat de dépense, certaines pièces justificatives doivent être obligatoirement transmises.

La facture n’est pas la seule pièce de dépense, loin s’en faut. Toutefois, la majorité des pièces de dépense est constituée de factures. C’est pourquoi, il est possible, en fonction de la taille de l’entité et  en fonction des logiciels informatiques utilisés par l’entité, de faire de la facture le point d’entrée ou le centre du processus. Ce schéma organisationnel implique nécessairement une évolution, parfois substantielle, parfois importante, du circuit de validation de facturation. L’efficacité et l’efficience du processus sont liées aux outils et aux procédures dont dispose l’entité. Ainsi, si la collectivité ou l’établissement se contente d’une dématérialisation partielle, autrement dit d’un simple échange dématérialisé avec les tiers externes, tels que les comptables publics ou les fournisseurs, la collectivité ou l’établissement prend le risque de devoir « rematérialisé » les factures pour les contrôles internes (contrôle de régularité, contrôle d’opportunité, etc.).

C’est pourquoi la réflexion relative à la facturation électronique doit être large et globale. De la phase engagement à la phase archivage, la réflexion relative à la gestion électronique des documents (GED) doit intervenir. Les pièces ne changeront pas, mais le support, lui, assurément, va changer. Un accompagnement et des phases expérimentales sont donc nécessaires. La facture électronique bouleverse d’ores et déjà l’environnement de l’exécution financière.

Sources :

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