Parution d’une instruction sur la valeur probante des pièces comptables
La Direction générale des finances publiques vient de publier, à l’attention des services de l’État, des collectivités locales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, une instruction relative à la valeur probante des pièces justificatives et des documents comptables dématérialisés.
Partant du constat que « la dématérialisation totale des comptes publics et son corollaire, l’accès aux documents à distance ou sur place, sont des objectifs partagés par les acteurs chargés de la tenue des comptes et des opérations de dépenses, de recettes et de trésorerie », l’instruction « vise à identifier les pièces justificatives et les documents comptables dématérialisés qui sont reconnus par le comptable public et par le juge des comptes comme ayant une valeur probante ».
Elle a donc « vocation à fixer des principes directeurs communs pour le développement des processus, outils et supports de dématérialisation », ajoutant que « ces principes ne dérogent pas à l’application des obligations légales et réglementaires dont le respect est contrôlé par le juge des comptes dans le cadre des instances juridictionnelles ».
C’est ainsi que la valeur probante des actes de gestion dématérialisés est abordée, pour ce qui s’agit des services de l’État, dans l’environnement Chorus (et dans l’application CDG-D/État s’agissant des comptes annuels) ; et au travers de l’application HELIOS pour les collectivités.
Pour ces dernières, il est par exemple rappelé qu’« en vertu de l’article D. 1617-23 du CGCT, la signature (électronique ou manuscrite) du bordereau de mandats emporte automatiquement certification du service fait des dépenses correspondantes (simplification par rapport au passé où chaque facture devait être signée pour l’attester). Aucun autre justificatif que cette signature (électronique en environnement dématérialisé) n’est à produire au comptable. De même, la signature (électronique ou manuscrite) du bordereau de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints ».
Le chapitre III précise quant à lui les modalités de conservation et les formats dans lesquels peuvent être dématérialisés les pièces, tandis que le chapitre IV est consacré à la dématérialisation de la signature des actes de gestion via les validations transactionnelles en matière de flux de dépense et de recette.
Enfin, l’instruction rappelle que la dématérialisation des pièces justificatives et des documents de comptabilité « n’interfère pas » avec les principes de responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable, « ces derniers demeurant permanents quelle que soit la forme prise par les pièces et documents produits auprès du juge des comptes ».
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